El valor que aporta la gestión del tiempo se puede reducir a la pregunta de cuánto valoras realmente tu tiempo; este es limitado y debería ser el recurso más preciado que puedes administrar. Todo lo demás es solo una consecuencia de establecer prioridades y decidir cuánto tiempo estás dispuesto a sacrificar para lograr una tarea específica.
¿CUÁL ES LA
DIFERENCIA ENTRE AHORRO Y GESTIÓN DEL TIEMPO?
Aunque sean
dos conceptos parecidos, el ahorro de tiempo solamente se trata de hacer una
tarea en el menor tiempo posible; por lo que no tiene en cuenta la eficiencia y
eficacia.
Por el
contrario, la gestión del tiempo engloba las mejores prácticas para optimizar
los procesos, mejorando la productividad, eficiencia y eficacia con el objetivo
de ganar en rentabilidad y competitividad.
En
definitiva, la gestión del tiempo es un concepto más amplio que busca hacer más
con menos, por lo que abarca el ahorro del tiempo.
Especialmente
en los últimos tiempos, cuando una gran parte de los equipos comenzó a trabajar
en home office o de forma híbrida debido a la pandemia de Covid-19, la gestión
del tiempo se convirtió en un gran reto para los profesionales.
A
continuación, te damos algunos consejos sobre cómo gestionar tu tiempo:
1. Empieza a
planificar
La
planificación es uno de los puntos principales de la gestión del tiempo. En
primer lugar, debes tener autoconocimiento para saber cuánto tiempo dedicas a
esas actividades. En lugar de simplemente esperar hacer mucho ese día, hay que
tomar decisiones sobre lo que se planea lograr y luego seguir adelante.
Para esto es
importante apoyarse de cualquier tipo de herramienta, la que mejor te funcione.
Las opciones incluyen todo, desde notas adhesivas en la pantalla de la
computadora hasta una lista de verificación escrita a lápiz y un sofisticado
software de gestión de proyectos.
2. Define las
prioridades
Después
define las prioridades de tu día. ¿Qué es lo más importante que hay que
entregar hoy? Haz una lista de todo, utiliza un planificador, el calendario de
tu teléfono móvil, una aplicación de gestión de proyectos o cualquier
herramienta que te sirva.
El Principio
de Pareto dice que el 80% de tu éxito proviene del 20% de tus actividades. Y es
ese 20% el que debes identificar y poner como prioridad.
3.
¿Imprevistos predecibles?
Tienes que
entender que los imprevistos ocurren y que, aunque no tengas control sobre el
tiempo que te van a quitar en el día, tienes que planificar los huecos en tu
agenda.
4.
Descentraliza el trabajo
Muchos
profesionales acaban sobrecargándose simplemente porque les resulta difícil
delegar tareas. La mayoría piensa: «Yo puedo hacerlo mejor y más
rápido», pero lo cierto es que la actividad podría hacerla otra persona
sin quitarte tiempo.
5. Reduce la
cantidad de reuniones
La mayoría de
los profesionales pierden gran parte de su tiempo en largas reuniones que
podrían resolverse en poco tiempo o incluso enviando un correo electrónico.
Un estudio
publicado en Harvard Business Review muestra que la productividad de los
empleados aumentó en un 71% cuando las reuniones se redujeron en un 40% en las
empresas encuestadas.
6. Se
prioriza la estabilidad emocional
Una buena
gestión del tiempo no deja que el miedo y la ansiedad consuman a los empleados
cuando trabajan bajo presión y limitaciones de tiempo estrictas; por lo que es
necesario planificar en consecuencia y evitar potenciales problemas futuros.
Las
cualidades de gestión del tiempo requieren estrategias para la regulación
emocional del estrés; este último se maneja tomando pequeños descansos. Es
necesario practicar el equilibrio entre el trabajo y la vida para mantener una
actitud positiva y salud físico-mental.
Más que asegurar las entregas a tiempo, la gestión del tiempo ayudará a los profesionales a tener una mejor calidad de vida. Incumplir los plazos o estar siempre apretado con las tareas es uno de los principales motivos de estrés y burnout.
